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北京航空航天大学青岛研究院项目案例

                                         北京航空航天大学青岛研究院项目案例

 

一、用户背景

北京航空航天大学青岛研究院于2016年5月28日揭牌成立,由北京航空航天大学与青岛市人民政府、青岛市崂山区人民政府、歌尔集团四方共建,遵循科教融合、学科交叉、国际结合、校友协同的合作思路,充分发挥青岛的政策优势、产业优势、区位优势和北航的学科优势、科研优势、人才优势,以及歌尔集团的行业优势、研发优势、市场优势,开展高起点、多领域、全方位的交流与合作,逐步建立政产学研结合的创新体系,致力于打造高水平的科研创新基地和高质量的人才培养基地,重点目标共同推动青岛市“虚拟现实产业之都”的重要战略目标和虚拟现实产业的创新发展,带动产业升级,共同构建协同创新发展的典范。

北航青岛研究院目前下设北航歌尔虚拟现实研究院、北航歌尔微电子研究院、北航歌尔精密仪器与光电研究院及北航青岛新材料技术研究院,汇聚了一大批北航及国内顶尖学者和专家团队。虚拟现实研究院依托所两所国家级重点实验室——北航虚拟现实技术与系统国家重点实验室及“互联网+”领域全国唯一一个虚拟现实/增强现实技术与应用国家工程实验室;微电子研究院已建成500平米万级超净实验室与500平米传感器交叉学科实验室,配备世界领先的微纳电子传感器研发设备和生物医学、光学、电子学基础实验设备;新材料研究院以北航徐惠彬院士、英国帝国理工林建国院士、上海交大丁文江院士为领头人,汽车轻量化铝合金部件生产项目团队已经入驻;精密仪器与光电研究院聚焦三维视觉测量系统、智能制造装备、微小型姿态测量装置等研究方向,进行创新性技术研究和技术产业化应用研究。

北航青岛研究院目前拥有可满足600余名研究生、1000名科研人员教学、科研、实验、住宿、就餐、创新创业及文化交流的现代化设施环境,园区绿化总面积近2万平方米,具备了国内一流的教学生活保障与科研创新环境。2017年实现首批研究生在读培养125人,均由北京航空航天大学统一招生,在青岛本地实施全过程培养,完成学业后获得北航毕业证书和学位证书,是北京航空航天大学建校65周年来首次实施异地全日制研究生培养。目前招生的学科专业覆盖计算机技术、虚拟现实、电子与通信工程、集成电路工程、仪器仪表工程、光学工程、机械工程、航空工程、交通运输工程、车辆工程、建筑与土木工程等领域,开设专业大部分为青岛市乃至山东省紧缺专业,其中虚拟现实专业为北航首次增设的专业方向。

北航青岛研究院的建设发展,是北航与青岛全面深化校市合作,联合歌尔集团在崂山区积极探索政产学研合作模式的创新之举,掀开了三方互利共赢、协同创新的崭新篇章。北航青岛研究院将聚焦服务于学校的“双一流”建设,充分发挥学校在学科、人才和科研等方面的优势,紧紧围绕国家战略需求和青岛社会经济发展需要,精准契合青岛新旧动能转换契机,以专业优势推动青岛市打造中国“虚拟现实产业之都”的重要发展战略,创新合作体制机制,打造政产学研结合的校市协同创新平台,进一步拓展领域、提升层次,助力崂山建设青岛中央创新区,全力服务青岛产业结构升级,为国家和青岛市经济的发展做出更多更大的贡献!

二、信息化动因

随着研究院在世界高精端科研领域的不断深入发展,院领导越来越重视信息化建设,让领导也深受信息化变革所给教学、企业带来的巨大便利和效益,为进一步改变研究院的办公方式,大大提高办公效率和质量,同时也为节约人力和财力。为员工提供更快速、更智能的统一通讯平台,公司领导毅然决定通过政府采招的形式,引入目前最前沿的网络办公平台,跟上信息化变迁的步伐。

三、OA选型过程

北航研究院是通过统一招标的方式在众多OA厂商中诸如泛微、致远等脱颖而出,毅然选择了通达OA系统,在使用过程中,通达OA可完全按照用户的实际需求定制设计,符合研究院的经营和办公情况,达到无纸化办公、网上审批流程、移动办公、移动考勤、发布通知公告、办公用品管理等,顺应当下大环境和以后发展规划,综合以上因素,公司于2018年8月份开始在院范围推行通达OA。

四、信息化需求

1、系统需要满足企业的通讯需要。如:即时通讯、内部电子邮件、短消息、公告通知、事务提醒等多个常用功能。

2、系统的安装和维护需要简单、快捷,并且具有比较出色的性能。

3、性价比高,容易使用和维护、后续升级服务及时,可扩展性好。

4、工作流审批支持移动端随时随地业务审批。

5、工作流审批支持电子签章(电脑端和手机端),并具有法律效力。

6、能实现电子文档资料的存储。

五、项目介绍

通达OA整合了即时通讯、移动客户端、一体化邮箱、事务提醒、微讯等各种通信资源,为企事业协同办公管理构建了一个全新的统一通讯平台。通达统一通讯为用户提供了一种更个性化、更及时的通信方法。利用这种方法,用户能够理顺最重要的业务流程,实现前所未有的协作水平、客户响应速度、移动能力和安全性。

通达统一通讯提供以下功能:通过绑定用户把客户端、浏览器、移动设备、手机短信、邮箱等通信工具有效整合在一起,帮助企事业用户加强内部沟通,提高工作效率。即时通讯是很好的企事业员工沟通工具。为企业、教学办公通信提供所需的即时消息、文件传输功能。OA精灵和企业、教学办公系统无缝集成和整合在一起,通过即时通讯技术为企事业提供了公共信息、日常办公信息查询等信息实时推送事务提醒服务,例如日程提醒、工作流提醒、邮件接收提醒、公告通知。

移动办公借助移动信息化软件将办公系统扩展到手机上,方便用户随时随地处理办公事务。

六、项目实施

通达OA的很多功能在实施过程中都取得了良好效果,下面重点列举几个功能模块说明。

1、登陆界面

界面可以选取通达默认的界面,通达技术人员也可以根据我们的实际需要设计成自己的个性化登录界面。

2、登陆之后的个性化界面

3、也可以是信息中心的展示界面:

支持一键拖拽,将自己经常用到的信息可以拖动到顶部显示,以便方便快捷的找到自己想要的信息。比如电子邮件、公告通知、新闻、工作流等模块。

4、电子邮件

电子邮件在公司日常使用中,占有非常高的比重,所有重要事项都会以发送电子邮件通知部门和人员,抄送给领导作为知会方式。避免了口头通知和电话通知的不稳定因素,正式的邮件已经发送给对方,对方不查收邮件是他工作的失职,查收了邮件不办理?邮件同时也抄领导了,肯定会有结果出来。

5、信息发布

在没上通达OA之前,公司发布公告是通过在公告栏里张贴文件,受到地理位置和天气影响,也存在张贴公告后,张贴的文件被雨水打湿和人为撕碎的情况,常常是发布了公告后,很长时间大多数人都还是不清楚,公司旗下各地区公司也存在不能及时通报的情况,延误性较大,另外通过微信等方式发布信息,生活信息混杂,无法进行后期查询统计等。

在使用OA平台的信息通告后,只要登陆公司OA,就可以在公告栏中显眼的位置看到红头标题的通知,具有时效性和有效性。而且现在在后台还可以查询已读及未读人员,方便日后统计。

6、公共文件柜

对于研究院内部的一些文件可以放在公共文件柜中,并且可以对这些文件设置权限,提高文件的安全性。

将研究院的规章制度、常用到的表格等资料可以放到公共文件柜中,以便员工查阅及下载。

7、流程中心

通达OA工作流功能是其最大的一个亮点功能,简单易操作的表单设计器和工作流程编辑功能,简洁的操作界面,条件附加功能让工作流程的流转更加智能化。

1、电子签章

签章组件:

(1)电脑端签章制作

(2)电脑端签章权限设置

(3)电脑端签章的应用

(4)移动签章制作

(5)签章和用户手机绑定(应用同电脑端)

2、费用报销流程

3、出差审批流程

4、货物与服务采购申请(10万以上)

5、合同会签

6、印章借用审批流程

7、用车申请流程

8、一卡通办理

9、请假审批流程

流程可以按照不同的条件进行设置,所有的人员只需走一个流程,按照请假天数和请假人员的岗位级别分别走不同的步骤。

10、科研项目变更流程

七、客户端登录

八、项目成果

OA系统用户数:允许登录用户100,禁止登录用户0,合计100人。

平时在线人数已达到80人以上。

公告、新闻、内部邮件、即时通讯、文件柜、工作流、得到大范围应用。

OA系统手机版也逐渐被认可和应用。

九、案例点评

利用OA现代化办公手段,确确实实为事业单位带来了显而易见的效益。OA的使用大大提高了管理层的办事效率和透明度,也更增加了领导对OA使用的积极性。通过OA,领导能及时了解公司动态、随时调阅相关资料,是领导有力的企业管理工具。

对广大职员来说,员工对OA的态度由开始的被动变为依赖,是一种办公理念的蜕变。OA使员工对公司动态掌握更多,更及时,办公效率提高、节省人力,这是以前纸质时代难于实现的。由于大量使用OA处理工作事物,办公耗材大幅减少,节省不少财力。对跨地域的分公司而言,又少了很多舟车之苦。

总之,通达OA不断的改进创新,将为企事业带来更多的效益!