一、用户背景

山东美陵公司始建于1958年，地处国家级历史文化名城齐国古都临淄，1997年被山东省人民政府确定为规范股份制企业，2016年，美陵股份在“新三板”成功挂牌。公司拥有员工1200余人，其中工程技术人员占30%以上。美陵公司总占地面积360000平方米。公司下设以山东美陵化工设备股份有限公司为母体的机械制造板块和以美陵环境科技（淄博）有限公司为母体的环保水务板块。

1、机械制造产业

山东美陵化工设备股份有限公司是美陵公司机械板块母体，下设山东美陵化工设备分公司、高强度紧固件分公司、汽车零部件分公司、生物助剂分公司、山东美陵美力达风机有限公司、青岛博德化机有限公司。 公司自1967年专业生产化工设备与配件，是国内最早给石化行业配套的生产厂家之一,是国内最早进行高效节能换热器开发制造的厂家。现主要从事Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ类高效节能换热器、有色金属（钛、锆、镍）压力容器、汽车零配件、高强度紧固件、重型锻件的设计与制造。拥有A2级压力容器设计与制造资质、美国ASME证（U钢印）资质证书和A级压力管道元件制造资质。现拥有发明和实用新型专利38项，专有技术24项，开发新产品30多种。公司1998年通过ISO9001国际质量管理体系认证，后来相继通过了ISO14001环境管理体系认证、OHSAS18001职业健康安全管理体系认证、ISO10012测量管理体系认证，通过了德国莱茵公司对TS16949汽车及相关产品质量管理体系认证。2009年公司生产经营全部过程实现了ERP信息化管理。公司建有山东省省级企业技术中心和山东省高效节能换热器工程技术研究中心。先后获得全国守合同重信用企业、国家高新技术企业、山东省技术创新示范企业等荣誉称号。高效节能换热器为中国名牌产品、中国石油和化学工业联合会知名品牌产品，高强度紧固件为山东名牌产品。

2、环保水务产业

美陵环境科技（淄博）有限公司成立于2001年，是美陵公司环保水务板块的母公司，下设山东美陵中联环境工程有限公司、淄博市天齐渊供水有限公司、青州市美陵污水净化有限公司、济宁美陵污水净化有限公司、临淄污水净化分公司、天齐渊矿泉水分公司。

公司主要从事节能环保设备的设计与制造，环境工程的咨询、设计、建设与运营，城市供水、矿泉水的生产与销售等。拥有建设项目环境影响评价资质、工程咨询资质、环境工程专项设计资质、市政行业专业设计资质、环保工程专业承包资质、环境污染治理设施运营资质。现拥有授权专利32项，专有技术34项。公司是国家高新技术企业、中国环境保护产业骨干企业、全国环境污染治理设施运营十强企业。

多年来公司坚持产、学、研相结合，与中石化工程建设公司、洛阳石化工程公司、北京化工大学、天津大学、石油大学、清华大学、上海紧固件与焊接材料研究所等大专院校、科研单位建立了密切的技术合作关系，共同致力于技术含量高、经济实用型新产品的研制与开发，并形成了自己的特色产业：高效节能的机械制造业和环保水务产业。高效节能的机械产品广泛应用于中石化、中石油、中海油、中国化工及地方炼油化工企业；环保水务板块集设计、施工、投资、运营为一体，积极引进国内和国际先进技术，成为山东省一流的环保水务企业。

二、信息化动因

随着企业不断深入发展,院领导越来越重视信息化建设，让领导也深受信息化变革所给教学、企业带来的巨大便利和效益，为进一步改变企业的办公方式，大大提高办公效率和质量，同时也为节约人力和财力。为员工提供更快速、更智能的统一通讯平台，公司领导毅然决定通过政府采招的形式，引入目前最前沿的网络办公平台，跟上信息化变迁的步伐。

三、信息化需求

1、系统需要满足企业的通讯需要。如：即时通讯、内部电子邮件、短消息、公告通知、事务提醒等多个常用功能。

2、系统的安装和维护需要简单、快捷，并且具有比较出色的性能。

3、性价比高，容易使用和维护、后续升级服务及时，可扩展性好。

4、工作流审批支持移动端随时随地业务审批。

5、工作流审批支持电子签章（电脑端和手机端），并具有法律效力。

6、能实现电子文档资料的存储。

四、项目实施

通达OA的很多功能在实施过程中都取得了良好效果，下面重点列举几个功能模块说明。

1、登陆界面

界面可以选取通达默认的界面，通达技术人员也可以根据我们的实际需要设计成自己的个性化登录界面。

2、登陆之后的个性化界面

3、也可以是信息中心的展示界面：

支持一键拖拽，将自己经常用到的信息可以拖动到顶部显示，以便方便快捷的找到自己想要的信息。比如电子邮件、公告通知、新闻、工作流等模块。

4、电子邮件

电子邮件在公司日常使用中，占有非常高的比重，所有重要事项都会以发送电子邮件通知部门和人员，抄送给领导作为知会方式。避免了口头通知和电话通知的不稳定因素，正式的邮件已经发送给对方，对方不查收邮件是他工作的失职，查收了邮件不办理？邮件同时也抄领导了，肯定会有结果出来。

5、信息发布

在没上通达OA之前，公司发布公告是通过在公告栏里张贴文件，受到地理位置和天气影响，也存在张贴公告后，张贴的文件被雨水打湿和人为撕碎的情况，常常是发布了公告后，很长时间大多数人都还是不清楚，公司旗下各地区公司也存在不能及时通报的情况，延误性较大，另外通过微信等方式发布信息，生活信息混杂，无法进行后期查询统计等。

在使用OA平台的信息通告后，只要登陆公司OA，就可以在公告栏中显眼的位置看到红头标题的通知，具有时效性和有效性。而且现在在后台还可以查询已读及未读人员，方便日后统计。

6、公共文件柜

对于企业内部的一些文件可以放在公共文件柜中，并且可以对这些文件设置权限，提高文件的安全性。

将企业的规章制度、常用到的表格等资料可以放到公共文件柜中，以便员工查阅及下载。

7、组织架构

（1）部门

组织机构的编号由三位纯数字组成，第一层1开头，按照顺序1XX排列；第二层2开头，按照各部门顺序排列；第三层3开头，以此类推。

（2）角色职务

（3）人员信息

序号	内容	建设情况（人员名单）	备注
1	人员信息	人员信息已全部录入，共376人。
2	系统管理员	崔健
3	设备公司管理员	张晓
4	风机公司管理员	徐
5	紧固件公司管理员	李
6	汽配公司管理员	杨
7	青岛博德公司管理员	杨菁
8	中联环管理员	宋立
9	供水公司管理员	潘红
10	矿泉水公司管理员	李
11	第二项目组管理员	付

为保障公司信息化系统人员账号一致的原则，美陵办公系统人员的账号采用公司代号加流水码的形式，原在ERP系统有账号的人员采用原账号，其余公司新编账号，公司代号如下：

公司	设备	风机	紧固件	汽配	博德	中联环	供水	矿泉水	博弘	美联电力	加油站	集团公司	财务
代号	S		J	Q	B	Z	G	K	W	D	Y	JT	CW

员工代号开始使用之后，不可删除，公司内部转岗人员带账号转岗，辞职、退休人员账号停用。保证公司内部编号统一且唯一。

8、流程中心

以下表单是公司统一使用的做进协同办公系统的表单，对应各自不同的流程.

（1）发票入账申请单

（2）车辆费用报销单

（3）付款申请单

注：付款申请单在审批过程中，如果中间出现驳回要求变更付款额的，需要发起人更改付款额度以后从新开始流程审批。已经使用ERP的单位在系统融合之前可附带ERP系统中形成的请款单照片，待系统融合后直接从系统中推送；未上ERP系统的单位可从财务部门提取数据，经财务人员审核后提示付款。

（4）培训费用报销单

（5）出差费用报销单

（6）缴款单

（7）费用直接报销申请单

（8）固定资产录入申请单

流程操作说明：

1、所有涉及发票录入的流程，在流程结束之后，发起人打印审批流程表，跟发票一起交财务往来会计进行处理；

2、所有的付款流程，差旅费以及费用直接报销的由现金出纳直接处理（股份公司如果走银行，内部沟通；环境公司走银行的话，需要现金出纳进行委托处理），材料、固定资产走银行出纳（股份如果走现金，内部沟通；环境走现金需要进行委托处理）。资金不足支付的情况下，出纳先行退回经办人，待资金余额满足时可由经办人直接推送给出纳；

3、直接报销的发票（会议费、快递费、通信费、ETC等），按照直接报销付款申请流程处理，股份公司按照大于1000元银行出纳，其余金额现金出纳处理；环境公司按照流程进行委托处理；

4、所有涉及财务的业务，只有处理完成实际业务之后再在系统中进行转交下一步的处理；

5、涉及设备、风机、紧固件、汽配公司发票录入和付款申请数据融合的流程，发票录入流程中的来源于ERP系统进货发票维护的明细，在流程中以附件的形式附带，列表只体现金额、税额和价税合计。申请付款流程中的明细体现请款单中的所有明细；

6、某人员如果要办理非本公司业务流程的，暂时不进入办公系统或者经项目组同意单独设置流程来处理。

9、公告通知

公告通知可以按照普通格式或者MHT格式，按照部门、角色和人员选择发布范围，编辑器能很好的支持图文混排，并支持模板。可以上传附件并控制附件的下载打印权限、可以选择使用系统短信或者手机短信进行提醒。发布人员可以查看阅读情况。

10、车辆管理：

11、人力资源管理

12、知识管理

文件管理包括公共文件柜、网络硬盘和图片浏览等主要模块

（1）公共文件柜

公共文件柜可作为文档中心、规章制度管理中心和文件共享管理中心进行管理，在文件柜中可以建立无限多级文件夹，而且可以单独对每个文件夹进行权限设置，从而把不同文档柜赋予不同的部门或人员进行管理和维护。权限分为访问、管理、新建和下载/打印权限，可以分别按照人员、部门和角色来进行授权。可以在线建立并编辑Office文件、也可以通过“附件”上传任意类型的文件。

文件列表界面：

（2）网络硬盘

网络硬盘实现对服务器上文件的管理，并以访问、管理、新建和下载/打印权限进行细化授权，以人员、部门和角色为范围进行授权。网络硬盘除可作为文件共享与管理、在线视频点播等功能的实现平台。

播放界面：

（3）图片浏览

图片浏览也是系统中实现文件共享的重要模块之一，但该模块主要实现对图片文件的管理和预览，并可设定相关的“开放范围”、“上传权限”和“管理权限”。在打开图片浏览时，会将该文件夹下面的所有图片以缩略图的方式显示，用户可以按名称等类型进行排序调整，并可以上传和删除管理图片。

以上为美陵信息化综合集成项目-协同办公系统第一期实施的内容（主要涉及以上提到的工作流、公告、内部邮件以及个人、公共文件柜的使用）。

五、客户端登录

六、项目成果

OA系统用户数：允许登录用户719，禁止登录用户59，合计778人。

平时在线人数已达到300人以上。

公告、新闻、内部邮件、即时通讯、文件柜、工作流、得到大范围应用。

OA系统手机版也逐渐被认可和应用。

七、案例点评

利用OA现代化办公手段，确确实实为事业单位带来了显而易见的效益。OA的使用大大提高了管理层的办事效率和透明度，也更增加了领导对OA使用的积极性。通过OA，领导能及时了解公司动态、随时调阅相关资料，是领导有力的企业管理工具。

对广大职员来说，员工对OA的态度由开始的被动变为依赖，是一种办公理念的蜕变。OA使员工对公司动态掌握更多，更及时，办公效率提高、节省人力，这是以前纸质时代难于实现的。由于大量使用OA处理工作事物，办公耗材大幅减少，节省不少财力。对跨地域的分公司而言，又少了很多舟车之苦。

总之，通达OA不断的改进创新，将为企业带来更多的效益！