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核工业北京化工冶金研究院军工应用案例 通达品牌战略部整理 一、用户背景 核工业北京化工冶金研究院(简称核化冶院)隶属于中国核工业集团公司,创建于1958年,是一所以研究铀矿选冶和湿法冶金技术为主,集科研、教学、产品开发和生产经营为一体的综合性高科技研究院。 核化冶院是核燃料循环前端唯一从事天然铀化学、化工研究的多学科综合性开发研究机构,其研究领域涉及铀矿开采(含原地爆破浸出和常规开采)、铀矿水冶(含地浸、堆浸)、铀纯化、铀转化、相关材料研究、相关仪器设备开发、矿物加工工程、化学工艺、辐射防护、工程设计、检测技术、在线监测与自动控制等,并从事相关的学历教育。 二、信息化动因 规范内部管理、提高办公效率、降低办公成本、强化资源共享、建立内部信息发布平台、提升单位的信息化管理水平,方便领导决策,实现无纸化办公。 通过办公自动化系统的实施,促进核化院办公过程的规范化,通过使用工作流等功能模块,公文、档案、会议、交办、请示、审批、日程安排等通用办公事务都将依据现有的业务处理要求,形成标准和规范化的计算机流程处理,管理进一步科学化、规范化。 三、项目实施 该项目的实施由通达实施工程师负责,实施周期共5天。 第1-2天,进行了系统安装及初始化工作,为每一个同事建立了账户,经过测试后,由研究院方面的负责人通知部分人员进行初步使用,与此同时,实施人员对院里常用的业务流程进行了调研,对部分制度规定不清的点进行统一讨论。 第3天将讨论结果上报领导,经得领导同意后,开始进行工作流表单和流程的设计工作,表单的设计参考了院原有纸质文件,并对其进行了改进,使其在电子化的方式下更加简洁、美观,符合研究院的工作风格;流程的设计在按照讨论结果的前提下,尽量全面的考虑到各种细节的处理,比如领导会签意见的显示取消按照签批时间排序,改为按照排名排序,表单数据录入不规范时的转交验证等等。 第4天进行了相关的功能测试,并对系统管理员进行了细致全面的管理培训,包括系统日常运维管理注意事项,数据备份工具及恢复流程,管理权限的划分等等,使得管理员在遇到各类问题时可以按照实施运维文档一步步进行向导式恢复。 第5天进行了一个全员的培训,将通达OA的各种日常办公功能由浅入深进行了全面的讲解,并进行了一个专门的答疑环节,集中解决了最终用户关心的几个问题。 四、项目成果 通过实施通达OA,实现了核化冶院行政办公的高效开展,原有非常复杂低效的上传下达工作现在变得轻松愉快,通过各种通讯工具加强了各事业部之间的沟通;利用强大的工作流平台,使审批类工作瞬间完成,极大的提升了办公自动化程度。同时很多同事反映,通达OA的界面非常友好,操作非常简便,OA精灵更是灵活易用。 在投入方面,核化冶院信息部门的同志一致认为通达OA性价比非常高,用有限的预算能实现现有的效果,实属不易,该项工作得到了相关领导的一致好评,我们决定进一步推广通达OA,并且伴随每一年的升级和通达一同成长,把我们单位的信息化一级级的深入下去。 尽管在应用上线推广过程中也遇到了一些困难,但通过实施工程师和用户信息化负责人及时进行沟通、交流,最终得到了满意的解决,实现了预期的效果。 五、案例点评 核工业北京化工冶金研究院的协同办公需求是典型的国防加科研单位类型,在调研及实施过程中,通达OA充分结合国防单位保密需求以及科研单位的行政风格提出建设性的意见,得到了用户单位领导的一致认可及好评,并给予大力配合与支持,整个实施过程进展比较顺利,目前该单位OA应用情况较好,为单位的办公管理带来了前所未有的便利,用户对我们的产品性能及实施服务表示非常满意。
电子军务网络协同办公训练系统 个人介绍 王X成, 4XXX9 部队军队科研项目负责人。研究生毕业后一直从事军队和地方的信息化建设工作,尤其是办公信息系统等的电子军务系统建设,主要研究数据库与信息检索、管理信息系统和网络舆情分析。我们开始知道通达OA大致在2008年的年初,利用通达OA搞开发不仅效率高而且维护质量高。特别感谢通达OA系统帮助我们建设了一个用于教学训练的军队办公信息系统。 单位介绍 单位名称:4XXX9部队 项目简介:电子军务协同办公训练平台 OA选型过程: 我们于2008年的年初开始试用通达OA系统。通达OA科学合理的设计、严格的成本控制,所带来的高性价比,就是给我们最大的实惠,利用通达OA搞开发不仅效率高而且维护质量高。 当时,我们所需要的建设要求是: 1. 主要技术指标 训练平台需达到下列技术指标:可同时供40-80人进行能力训练;能够对功能建设实现模块化管理;能够相对快速方便地建构专用工作流管理;系统内容、功能可方便定制;平均无故障运行时间为7*24小时。 2. 软硬件环境 系统需要的软硬件环境如下:核心数据库服务器1台,安装SQL数据库;核心Web服务器1台,安装Web服务器;训练用电脑XX台,根据训练任务定。 经过下载通达OA系统试用,再由相关技术人员认真仔细的介绍,满足我们的需求,决定使用通达OA系统 目前通达OA的使用情况: 1、 通达OA系统试用1年,正式使用已经2年半。目前通达OA的使用情况良好,有30多人在用,主要使用文件审批和流转处理功能。 2、 进行专题能力训练2年。部队日常办公信息系统是一种办公室计算机信息处理系统,以先进的技术设备为基础,由办公人员和技术设备共同构成的服务于日常办公事务的人机信息处理系统。该办公信息系统能充分利用设备资源和信息资源,提高办公工作效率和质量,辅助决策。 3、 通过使用通达OA系统训练,同志们了解了网络办公系统的主要功能,熟悉了网络办公系统的基本使用方法,完成了一个完整的网络办文过程,加强了对军队网络办公系统的理解和认识,巩固了专题课的学习内容。 4、 多次尽义务为广大官兵、培训班介绍了优秀的通达OA系统。 通达OA功能与实际应用举例: 以部署单位智能网络办公模拟系统为训练环境,让用户在系统中体验使用和完成一个完整的网络办公流程操作,熟悉网络办公系统的使用方法,加深对军队网络办公系统的理解和感性认识,加强对网上办文特点和优势的认识,提高用户使用网络办公信息系统的实际能力。 网络办公训练平台要解决的关键之一是需要有一个强健稳定的工作流运转引擎,以满足大规模的并发处理需求,同时,此工作流引擎还应该是全程可控和可定制的,且必须简单易用,可让学员轻松上手,可简单定制自己的办公流程;关键之二是网络办公系统还必须与现有的办公系统可无缝整合,需支持目前常见的公文文档格式,如.doc,.txt等,并可实现类office的办公操作界面,以降低学员的学习曲线。 1、信息发布 通过电子军务协同办公训练平台,不仅教员能够完成专题内容的讲授,学员在听取教员的讲授过程中也能够选择自己关注的内容进行研学,学员可以自己动手,搭建或完善一个网络办公系统,理解模拟网络办件全过程。在流程设计上,采取所见即所得的可视化操作,满足更高的操作需求,包括:网络办公系统的安装配置、网络办公系统的配置、网络办公系统的使用、网络办公系统的管理维护。 我们通过使用通达OA系统均取到了较好的效果,在权限控制下能连通部队网络。 2、工作流 模拟一份教学工作通知的拟制、审阅、签发和下发过程。设置到的人员包括训练部教务参谋、教务科长、部办参谋、部办主任、副部长、部长。 能力训练的基本要求: (1) 网络办公系统的登录; (2)使用内部邮件、公共通知、短消息; (3)访问系统的公共文件柜和网络硬盘; (4)进行网络发文、审批、签发、承办。 整个办文流程为: (1)教务参谋拟稿; (2)教务科长审稿(如审核不通过,可返还给教务参谋修改); (3)部办参谋初审; (4)部办主任复审; (5)副部长会签; (6)部长签发; (7)教务参谋承办并分发。 3、知识管理 增加军用知识内容,使用中接口良好。 4、内部讨论区 用户在内部讨论区顺利进行内部交流。 5、报表组件 系统使用了各种报表组件,从而大大减少打印纸张。 6、其它功能模块 使用的其它功能包括:工作日志、内部邮件等。 7、教务参谋拟制公文 (1)双击桌面上“网络办公系统”图标,打开登陆界面,在用户名框中输入“cm”,再点击“登陆”,以教务参谋身份登陆智能网络办公系统。系统界面由左、中、右三栏组成,左边是导航、组织、短信、搜索等内容,中间区域由公告通知、新闻、工作流组成,右边区域则是内部邮件、便签和常用网址。 (2)在主界面左侧“导航”栏中点击“工作流”下的“新建工作”,在工作流程中选择点击“公文”下的“发文”,打开新建工作。 (3)在“发文—名称/文号”中填写该工作的名称或文号,比如输入“XX训字[2012]X号训练事项”,然后点击“新建并办理”,打开部发文登记单。 (4)在发文登记单中填写文件相关要素,比如,在发文标题中输入“X号训练事项”。然后,在公文附件区选择“word文档”,在附件名中输入“X号训练事项”。 (5)点击新建附件,系统自动新建word文档。 (6)在文档中编辑“X号训练事项”的具体内容,编辑完毕后在左边“文件操作”栏下点击“保存文件”。系统弹出保存成功对话框,点击确认。 (7)附件保存完毕,系统自动返回发文登记单。 (8)点击发文登记单界面底部的“转交下一步”按钮,界面中会显示此项工作的当前步骤,如“主管参谋拟稿:教务参谋(办理中)”,然后选择下一步骤:科室领导审稿。同时,系统还具有提醒功能,填写提醒内容,并选择短信提醒或者Internet邮件提醒相关人员,这样,当他们登陆网络办公系统或者打开Internet邮件的时候,系统就会自动弹出工作转交提醒。 (9)同时可以点击查看流程图、流程设计图等相关图表。流程图中的图形视图显示当前工作的流程及办理信息,并用不同的颜色表示工作现在进行的状态;流程设计图则显示此项工作从开始到办理结束的整个的工作流程,并用不同颜色标识其进度。 (10)各项校对正确即可点击“确认移交”。系统将显示各条工作记录。至此,教务参谋拟制公文完成,可以点击注销,退出网络办公系统。 产生的效益 近两年来,我们通过使用通达OA系统,在众多方面取到了很好的效果,每年的应用成果均上一台阶,提高到新的水平。如智能网络办公系统的登录,使用内部邮件、公共通知、短消息,访问系统的公共文件柜和网络硬盘,进行网络发文、审批、签发、承办等。尤其是开展了基于电子军务协同办公训练平台上的模拟训练,使广大官兵熟悉办公信息系统是一种办公室计算机信息处理系统,开展网络办公信息系统能充分利用设备资源和信息资源,提高办公工作效率和质量、辅助决策。 适应时代进步和世界发展的新形势,充分利用一整套适应军队办公需求的网络集成系统,有利于提高军队机关的办公效率,有利于减小机关人员的劳动强度;可以实现无纸办公、节约办公经费;可以充分利用现有的知识资源和技能,对加强军队有效管理,提高办事效率和管理水平有着十分重要的意义。因此,我们特别感谢通达OA系统的帮助,支持我们建设了一个可维护性强的电子军务协同办公训练平台,支持我们建设了一个便于操作的用于教学训练的部队办公信息系统。
一、用户背景 中国XX集团公司下属数百个成员单位。人民兵工是我党领导和创建的第一个工业部门,历经无数战 火的砥砺磨炼,成长为今天的高科技国际化兵器工业,并孕育了航空、航天、船舶、电子、核能等新 中国的国防科技事业,被誉为"工人阶级贡献革命的伟大事业"。以服务国家国防安全和国家经济发展 为使命,以提升自主创新能力、提高发展质量、履行社会责任为三大任务。在建设高科技国际化兵器 工业,打造有抱负、负责任、受尊重国家战略团队,建设国际一流防务集团和国家重型装备、特种化 工、光电信息重要产业基地的实践中,努力建设与我国国际地位相适应的兵器工业。 中国XX集团公司总部在使用通达OA之前公文收发已采用XX公司提供的交换箱、扫描枪、条码打印机 以及网上电子文档分发系统形成了一套完全基于纸质投箱、扫描签收的公文收发、信件收发系统。 二、信息化动因 中国XX集团公司总部主要承担业务上行下达的职责。在使用通达OA之前已开始采用部分纸质、部分 电子的办公系统。但由于业务量增加凸显出纸质办公效率的低下、系统界面不够友好,电子化办公的呼 声越来越多,但是由于各方业务不同,改革不能完全抛弃纸质搞纯电子办公。 三、信息化需求 1、系统主要以包括公文在内的流程化业务为主。我们定制了十余个通用的表单及公文流程及数十个不 同部门独有的流程。 2、系统需要便于用户上手操作使用。如:我们针对不同用户类型在他的个人桌面显示不同的图标,只 和他的业务相关,减少学习成本。 3、系统能降低用户工作负担。如:需要签字文件只需三步,打开文件、获取签名章、签名。 4、系统要保留一部分用户使用老系统的习惯。如:在用词上我们把通用的叫法"呈批单"改为"送签单", 切合用户使用习惯。 四、项目介绍 系统基于通达MYOA的开发平台,并使用了如下技术: 1.tWorkflow工作流引擎技术; 2.tIndex全文检索引擎技术; 3.NTKO在线文档读写技术; 4.AIP版式文件技术; 5.公文二维码生成、扫描及读取技术; 6.信件一维码生成、扫描及读取技术; 7.与"一key通"整合。 这其中任何一个技术都缺一不可。基于tWorkflow工作流引擎的公文系统能使不同类型公文在同一 平台下稳定高效的运行;NTKO在线文档使得用户能够协同办公,公文修改的痕迹都得以保留;AIP版式 文件配合其签章功能保证了公文送签单打印效果与传统纸质送签单效果一致;一维码、二维码在系统 中的应用使得公文可以以纸质的形式走出系统继续与其他未使用电子办公系统的单位沟通;由于该单 位每个用户都必须使用"一key通",与"一key通"整合后,用户访问系统即可自动登录,免去用户忘记 密码的烦恼。 五、项目实施 2011年9月开始项目调研。确定用户采用先用起来,逐步完善、实施及应用的方案。在封闭式开发 环境中分别构建了开发环境和测试环境;在用户服务器上分别构建了生产环境及测试环境。每当程序 有大幅提升时更新程序从开发环境中提取并更新到测试环境,测试无误后提交修改条目及程序到用户 的测试环境中,测试通过后更新生产环境。对于测试都通过但在生产环境出问题的情况采用现场调试 开发解决。 2011年9月底开展培训,培训人:通达培训师,培训对象:各部门文书,主要内容:展示系统界面, 介绍系统几大功能,用户试用,提问环节。 2011年10月初发文模块上线,从起草、审批到套红头排版、印发完全无纸化流转。 2012年1月初收发信模块及收文模块上线,支持系统内发文发到内部部门后的收文自动生成,支 持手动登记收文并传阅,支持从收信转为收文,支持收文转为转发文的附件。 在实施中,我们首先优化了用户体验,在界面上大胆革新,将工作流从内到外进行了改进:在弹 出窗口办理工作,合理利用了整个屏幕;将各类信息在不同的标签页显示,使办理人只办理他关注 的那部分内容;将转交操作隐藏在办理界面中随时可以展开,减少了跳转页面的繁琐。 作为公文系统,正文是每个人都会关注的重点,我们增加了正文标签,可以上传或新建word文 档在线编辑,同时还支持将收到的文(纸质的可以扫描后)上传转成版式文件控制打印安全传输。 我们将发文送签单电子版制成版式文件格式并增加签名章功能使得每个用户可以安全又方便的在 送签单上签字确认。 在发文流程方面为了既保证流程的规范化又使事务处理时灵活,我们针对不同角色在流程中的 权限合理分配了回退功能。 六、项目成果 截稿时该系统总用户数约400人,最高在线人数150人。通过该项目的开发: 1. 通达OA2011增强版引入了数十项功能改进及性能提升; 2. 具有对扫描枪、交换箱系统、刷卡器的研发能力; 3. 增强了对版式文件的应用水平; 4. 在用户体验方面有了更深的体会和更多的经验。 七、案例点评 中国兵器集团公司办公厅负责人对该项目非常满意,现如今公文系统每天都上,信息化建设 迅速跟上,并配合集团信息负责人员在员工间宣传公文系统。 办公厅机要文档处的负责人对我们的系统高速的并发性赞之有加,将原来走纸质的那些硬件 也利用起来,与系统结合的很紧密,没有出现不兼容的情况。 运营管理部的部门文书对于每天都要处理上百的文件,包括部门要发的文件,还有收来的一 堆信件和文件的原有现状十分头疼,但如今收发文全走电子化流程,收到的文件和信件也可以在 网上提醒人来拿,十分方便。
我们能够做得更好 广东省佛山监狱应用案例 作者:广东省佛山监狱 曾一峰 提起以前单位同事在文件传送、递交报表的事情,大家还是记忆犹新,来回发送一个文件,一次 要送十几个部门,费时费力不说,办事效率还特低。2005年,在经过对比、试用后,我们摒弃了被寓 为"鸡肋"的上级业务部门要求推行的系统内OA软件,而是选择了界面更简洁、功能更强大的通达OA。 一、初试牛刀 最初要求全部人员接受通达OA是一件非常长久和艰苦的过程,毕竟大家日积月累很多年的一些 所谓的习惯不是一朝一夕能够改变的,万事开头难,我们从重要部门做起,从简单的办公自动化做起, 技术人员手把手教会各部门管理员后,不断激起大家对办公自动化的热情,提高使用OA的积极性。 经过一段时间的推广后,初步实现了单位内部信息发布、公文传递无纸化,文件流转规范化,工作流 程科学化,现在全部文件的传递,网上交流就都在OA上能够实现,大大地提高了工作效率。 二、协同工作,加强单位内部人员的沟通 为提高工作效率,我们自己设计了一些OA的工作流程,比如说请假单、公文传送、岗位申请表、 用车申请等一些工作流,加快了工作的效率,为单位的办公环境带来了很大的改观,下达的文件、通 知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员,省却了中间环节。大家可以随时随地都能够在网上查 看各种资料,阅读并打印出来,避免了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。 以前单位各部门沟通联系的方式主要是通过电话、书面报告等形式,一个办事流程一旦某个岗位 的人出差或者出现一些突发事情,就制约了整个流程的运作。在使用了通达OA系统后,情况等到明 显改观。 每个流程的处理时间、责任人都相应明确、权限分明,具体事务落实到人,查有所依,有效协调 了各部门之间的协同工作问题,实现高效协同办公。 使用通达OA后,单位内部的沟通和交流就显得更加及时、方便了,大家能够通过讨论区在网上 轻松、公平的交流,营造了单位的一个良好文化氛围和融洽的团队环境。单位职工之间可以通过在线 发送文件、通知和留言,不必打电话甚至亲自到处找人,时时沟通,节省了时间,提高了效率。 三、进行二次开发,我们能够做得更好 通达OA除了能够满足我们的日常工作外,让我们满意的是还能够进行办公系统的二次开发,基 于单位各类报表任务繁重,基层人员为了报送每月的报表数据疲于奔波于各业务部门之间,重复于" 跑腿"功夫的现状,我们就充分利用了通达OA的公共文件柜实现了我单位的电子台帐应用,避免了日 常大量的业务数据都通过手工填写、打印后堆满单位档案室的窘状。电子台帐的应用是我省系统内信 息化的先例,得到了领导和同事们的肯定。 电子台帐的设立我们是利用Excel表为基础的,首先针对各类台帐目录建立好Excel文件后,根据 我单位人员的职位等级设置与之相应的编辑权限,然后在公共文件柜设置好各类报表的不同目录(按 报表要求分部门、年份、业务种类),最后再建立各类二级子目录,将我们想要控制的文件夹设为指 定人员防问、编辑、打印、下载,至今我们已经在OA上建立好了行政、办公、人事、信息管理等报 表种类达50余种,建立公共文件柜十几类,基本形成一个较为规范统一的电子台帐目录。 通过对通达OA的不同层次的应用,我们日渐感觉到我单位的信息化层次上升到了一个新的台阶, 相信经过我们技术人中同的不懈努力,我们还会做得更好。
1、建设背景 随着科学技术的不断进步,各行各业对工作,生活的自动化水平也提出了越来越高的要求,“智慧营区”就是为了满足单位对现代化办公和生活场所的更高层次安全管理的需要应运而生的。目前闸机门禁管理系统已广泛应用于工厂、学校、写字楼宇、物业小区、商店、金融系统、电信系统、军事系统等多种场合,大大提高了整体的工作效率及系统安全管理需求。 · 现状 现阶段工作人员对出入单位还需进行登记放行,这种方法费事、费力又容易出错,而且管理不严格,对人员出入信息不能按照要求统计,只可以翻阅纸质登记表去查,这样费时、费力、对于过早的记录保存也有很高的维护成本。 · 未来 而智能、安全、高效的现代化“智慧营区”管理方式已经成为现单位发展的必然趋势,同时它也是现代化单位建设的一个重要组成部分。 · “智慧营区” “智慧营区”是我司OA集成闸机门禁系统的一代新型解决方案,主要针对于人员出入单位管理要求比较严密的单位,使得把原来老旧的管理方式通过信息化、现代化高效的管理起来,并通过OA的可视化视图功能,把人员出入单位的信息实时获取并展示,使之领导及管理部门可以实时掌控单位人员、车辆、访问人员出入单位的准确信息。 2、整体规划 3、建设目标 实现——内部人员线上申请外出的功能,并对过程及内容留存; 实现——单位人员一键式刷卡外出的功能; 实现——访客人员来往登记,数据统计功能; 实现——军属、内部车辆出入统计功能; 实现——内部人员计划出入时间与实际出入营区时间对比功能; 实现——单位人员及车辆出入信息可视化管理。 4、建设内容 通过多套系统与门禁设备集成,搭建符合营区管理方式的人员出入信息统计功能,并可实时监控每天营区人员出入情况。 4.1智慧营区硬件管理设备 4.2通达OA办公系统 (1)基础数据搭建 搭建营区人员车辆等基础信息,搭建业务角色跟人员职位等。 (2)业务办理 人员及车辆外出申请等营区管理业务流程表单搭建。 (3)系统集成 通过接口,实时抓取门禁系统中人员、车辆刷卡记录,进行可视化分析。 (4)数据可视化展示 4.3门禁系统 通过扫描身份证,判定该人员信息,是否可以进出,并记录出入信息。 身份证门禁管理系统示意图如下: 4.4访客系统 1.识别访客人员经授权后扫二维码或刷身份证进出。 2.实现访客信息、出入行为的全过程记录追溯,责任落实到人。
引言: 通过OA办公系统与档案管理系统的对接开发,实现企业电子公文的自动存档,对于推动企业档案信息系统整合和资源开放共享,依托协同OA信息管理平台建设,建立互联互通、为档案管理搭建数字化的综合共享服务平台,打破“信息孤岛”,让数据多跑路、让业务流转少走弯路......均有着现实方面的重要意义。 项目背景 泸州北方化学工业有限公司,是中国兵器工业集团公司所属的国家重点保军和具有自营外贸经营权的综合性大型化工企业。公司位于四川省泸州市东郊,南滨长江,东靠泸州集装箱出海港,西邻泸州机场,北接泸隆高速公路和铁路,地理位置优越,交通十分便捷。公司绿树葱郁,环境优美,素有园林式企业美称。 泸州北方化学工业有限公司先后获得中央企业先进集体、全国重合同守信用企业、全国用户满意企业、模范职工之家;四川工业企业规模一百强、先进基层党组织、文明单位、企业文化建设优秀单位;中国兵器工业集团公司现场管理五星级企业;泸州市十佳营销企业等荣誉称号。 该单位在信息化建设的道路上也走在了当地多家企业的前列,拥有强大的通达OA协同管控平台。其核心内容包含流程、门户、公文管理、知识及基本办公应用。同时,拥有量子伟业档案管理系统,其核心内容包含预归档管理、立卷管理、档案管理、档案著录、档案统计、报表打印等功能。 那么问题来了,如何将协同OA与档案软件系统进行高效集成,从而强化企业在电子公文和档案管理方面的信息化力量? 通达OA与档案软件系统集成为什么能达到管控目的? 通过OA协同办公系统与档案系统的对接集成,可实现电子公文的自动存档。即在OA系统办理完成的文件可自动实时或手动归入到档案系统中;通过电子文件的实时归档减少电子数据流失,有力推进该单位档案信息化建设,达到资源共享,方便用户查询的目的。 管控如何实现,看看用户在系统集成后于应用方面的具体需求: 1.实现组织架构同步,从OA系统中将用户、部门等信息同步到档案管理系统,包括增删改用户; 2.实现OA公文流程归档到档案管理系统,包括内网的公文与外网的公文; 3.公文流程结束后(包括内网与外网环境),内网环境公文流程档案归档后自动把公文数据(包括表单HTML、流程HTML、正文Word及附件)上传到档案系统中。外网环境公文流程办结后,把公文数据(包括表单HTML、流程HTML、正文Word及附件)进行手动归档,归档后用户自己把公文数据上传到内网的档案管理系统中; 4.实现单点登录,从OA登录到档案管理系统; 5.实现消息提醒,在档案系统中产生的代办消息推送到OA系统中,可点击消息直接跳转到档案系统页面进行办理。 目标统一、有的放矢,流程数据到档案管理系统的归档内容: 办公OA系统归档到档案管理系统的归档内容,为办公OA系统中的泸州北方公司发文流程、已签公文发文流程、国营二二五厂发文流程、泸州北方公司收文流程的4个流程数据。 1.“发文流程”:不仅正式发文、附件要归档、发文拟稿纸上的关键字段实现归档,文件的历史版本、流转过程、流转意见等在流程办结之后自动归档; 2.“收文流程”:不仅正式收文、附件要归档、收文办理单上的关键字段实现归档,流转过程、流转意见等在流程办结之后自动归档。 应用场景 1、流程代办界面 2、公文流程办结打印页面 3、流程归档使用界面 4、归档后档案系统预览界面 5、档案系统检索界面 项目价值 协同OA平台与档案管理系统的集成,主要是构建业务系统与档案管理系统的接口,实现业务系统的数据自动归档于档案管理系统,从而减少文档人员的重复录入,最终实现业务系统数据与档案系统数据的交互,实现文档一体化管理,在提高工作效率的同时也使得档案收集更完整、更系统、更准确、更安全。 写在最后 “互联网+”时代,期望通过强强联合,打破市场边界,深入探索组织大融合平台,为用户打造更具实用性的深度应用;积极推动企业决策向着自动化、网络化、智慧化方向发展,让企业用户前进的每一步都更觉踏实、更有力量。
中国兵器工业北方勘察设计研究院深入应用通达OA 公司简介 中国兵器北勘研究院是专门从事一站式地学工程服务的专业化团队。拥有工程勘察综合类甲级、地基基础工程专业承包壹级、市政公用工程施工总承包叁级、测绘(工程测量、不动产测绘)甲级、测绘(地理信息系统工程、摄影测量与遥感)乙级、地质灾害危险性评估甲级、地质灾害治理工程(勘查、设计、施工)甲级及工程检测资质,在工程检测、土工试验、管道内窥检测等领域获得国家计量CMA认证。在2002年就通过了质量、环境和职业健康安全管理体系认证,具有科研生产单位三级保密资格,创设有“地下空间工程岩土技术创新中心”和大师工作站。在雄安、厦门、重庆、西安、北京、深圳、贵州、上海、唐山等地设有分支机构,拥有国家二级档案馆,拥有试验、测试、检测、物探、测量等仪器设备和钻探、桩基、支护工程等施工机械。 一、整体效益 本人负责公司信息化的运维工作,参加了公司OA办公系统的选品工作。经过各品牌商的投标,开标后公司经过仔细的研究,最终选择了通达OA系统。2013年公司购买了完美版(时价:80000元),2014年对系统进行了二次开发(16000元),2014年底购买了OA综合管控与决策支持系统(报表组件)(68682元),2018年对OA系统及报表进行了更新,升级到了2016钻石平台版(115000元)。OA系统的建设与使用给公司生产经营及日常管理带来了很大的帮助,快捷的信息沟通方式保证了公司信息的畅通,提高了沟通效率,标准化的工作流程提高了工作执行的效率,畅通的沟通保证了沟通的准确性,做到有据可查,提高了沟通的质量,工作中系统自动的纠错功能以及工作痕迹的保留保证了工作办理的准确性。公司实现了无纸化办公,节约了纸张、差旅、通讯、电话、传真和邮寄等费用,降低了运营成本;提高了公司办公用品、固定资产、会议室、车辆等资源利用率,减少浪费。 二、流程开发 自2013年引进通达OA系统以来,本人发挥了熟悉行政管理和信息技术的双重优势,加上对行业知识的不断学习(避免了流程设计开发过程中,懂行政管理的不懂信息技术,懂信息技术的不熟悉行政管理的尴尬),成功设计并反复优化了党政公文制发、项目前期管理、经济成本管理、技术管理、资金管理、用印审批、财务管理、资产管理、印章管理、人力资源管理、其他办公管理等的百余条工作流程,实现了项目全生命周期的管理。对分公司项目管理、日常办公也能实时掌握,实现了Office Anywhere随时随地办公的目标。“办事走OA,用印走OA”成为全体员工的工作观念,截止目前已有20837个流程,做到“办事留痕,件件可查”。行业内部、集团内部的很多公司都到我公司观摩学习,我公司的OA系统的到了兄弟单位的高度评价。 图1 我公司呈文登记表 图2 我公司呈文登记表审批流程 图3 我公司投标(履约)保证金审批单 图4 我公司投标(履约)保证金审批流程 图5 我公司测绘项目备案信息表 图6 我公司测绘项目备案信息表流程 图7 我公司目前在用的流程 三、二次开发 2015年,为进一步降本增效,提高管理效能,统筹工作安排,结合公司经营业务,本人主导设计了《报表系统》,并委托通达进行二次开发,共同研发了报表系统,实现了对生产经营指标按部门、时间、业务种类等进行多种组合方式的实时统计,为公司领导决策部署提供了准确、及时的数据,为员工提供了全新的工作平台和工作方式。特别是对年初工作计划的落实,节点工作的完成情况均能一览无余,原本需要人工长时间、反复统计的报表,经过OA系统的集成,只需点几下鼠标即可完成,且不易出错,极大的提高了工作效率。 四、社会影响 经过九年的实践应用和不断改进,公司的OA办公和电子报表系统的技术功能,形成了“流程覆盖广泛、流程设计规范、指标统计快速、准确”的特点和优势。公司对OA系统的开发使用情况在业内兄弟单位中产生了强烈反响,得到了兄弟单位的高度评价。有些单位参考我公司二次开发的成果也进行了相应的改革。 本人在不遗余力宣传信息化管理成果和成效的同时,也推广宣传通达OA系统和定制开发的报表系统,期待能有更多的单位使用通达OA系统。
与通达OA系统一起走过的十年记中船物资公司OA办公系统的应用与发展历程 前言 OA系统(office automation)即办公自动化系统是直接面向公司企业等机构工作人员,为解决企业日常办公需求,提高企业日常办公效率而出现的综合一体化的面向企业办公的计算机软件系统。无论大中小微企业,只要企业运转都会有如通知,发文,审批等核心管理需求。虽然如ERP,业务系统等也会或多或少包含部分办公自动化的功能,但从专业化角度考虑,企业还是需要有一套相对独立于业务的OA系统以满足公司日常办公需求。大多数企业做业务有合同管理系统,做财务有专业的财务系统,ERP系统等。那OA系统在企业管理中应该扮演什么角色呢?中船物贸公司在过去的十年中,一直使用的是通达OA办公自动化系统。我们结合公司使用及发展需求,以通达OA为基础平台,逐步完善并满足了公司对日常办公自动化的需要。文本将回顾这十年以来,中船物资公司OA使用及发展过程,并结合企业自身的相关使用经验,论述此办公系统给公司带来的价值。 发展 中船物资公司通达OA办公系统的第一条公告通知是在2012年2月24日发出的,也就是从2012年初开始我公司开始正式使用通达OA办公自动化系统。最初使用的版本是2011高级版。用户也只是先在集团总部范围内。后来升级到 2015版本并一直使用到了2019年底。用户也扩大至全集团,在这段时间,物资集团下属20余家控股公司也先后分批加入到使用行列中。各公司下的审批工作流程共上百个,相关的二次开发几十项,经过陆续的完善,到2019年底,基本上涵盖了物资公司业务及管理的相关功能需求。物资公司的日常的业务及管理审批等也基本上都在此平台上进行。2019年通达OA发布了新版本v11。相比之前版本有较大变化也有很多功能提升与完善。2020年初,物资公司经研究决定升级现有2015版本到v11.3版本,并采用Linux系统作为web服务器及数据库服务器(之前一直使用windows系统)。这是一次较大的升级,不光是系统部署层面有了变化,相关v11办公的功能也有了变化,比如之前一直使用的工作流变成了流程中心等。 现况 经过通达不断完善到2021年6月推出的比较稳定的11.10版本。物资公司后在2021年7月升级到了这个版本,并根据通达的建议安装了A9补丁以保证安全性,也就是目前物资公司在使用的版本。目前物资公司OA版本系统有用户1500余人,日常在线300余人。包括了我们集团总部控股公司20余家。审批流程大概有500余个。相关的基于平台的开发项累计有百余项。目前物资公司的合同管理等业务操作都是在OA系统完成的,累计合同处理量以万计数。即目前物资公司的合同管理及执行是在通达OA系统中实现。没有再单独建立合同管理系统。相关管理流程也基本上在OA中实现。 应用 物资公司应用通达OA系统的重点是公告通知以及流程中心方面,其他功能模块,如薪酬,知识管理,内部交流等我们也有基本的使用。通过OA平台发布的通知在1万个以上。执行审批流程在50万个以上。应该说目前通过通达OA进行公司各样流程审批工作,已经成为公司员工的必备技能以及日常工作。流程审批也真真正正的融入到了物资公司企业业务及管理的各个方面。用户通过移动终端也可以接受相应信息及审批流程。 创新 在物资公司OA系统的应用与发展的这十年的时间里。个性化开发没有一刻停下,业务及管理部门的各种需求,都是通过我们对通达OA系统的个性化开发实现。包括我们的合同管理,付款管理,收款管理,议题管理,督办管理,制度管理等等功能,都是我们在平台基础上进行的二次开发。有的是依托流程中心,有的则是完全独立的基于数据库和页面的信息管理台账等,为通达OA外挂了若干的功能以满足公司的需要。台账与流程的结合也是其中一个重点。我们通过个性化开发等方式来满足用户希望利用台账查询并跟踪流程审批的需求。 价值 中船物资公司使用通达OA产品已经有十年了。该产品给公司带来的价值和效益是集团化的全方位的。从公司领导角度看,系统提供了多样化的各种看板方便领导查询各种公司运行信息。从部门领导一般员工角度看,系统提供了大量的流程对应用户的日常办公工作,使用户的工作有章可循,有条不紊。从运维角度看,OA产品给中船物资公司提供了一个开发平台帮助我们不断地满足公司提出的各项业务及管理需求,并落地实行。从某种意义上说,通达OA在物资公司这十年的使用中,满足了各种各样的业务及管理的用户需求,如果没有通达OA产品以及相应的开发,很多这些需求可能是要独立立项并支出费用开发的,比如公司核心的业务合同管理等,也间接为公司运营节省的大量系统开发及运维成本。从企业提质增效角度看,通达OA系统的使用使公司业务及管理工作效率大幅提高,沟通成本大幅减少。尤其是各种审批流程。如果都采用线下审批,比如我们有1万个合同,每个审批平均经历五个审批步步骤,则要经历50000次的找领导签字的过程,这个本身就是大大减轻了员工的工作量,并且这个过程都是可视化可追踪的,保证了公司业务及管理审批工作的安全高效的开展。 未来 软件行业是一个变化快发展快的行业,十年前也许还是流行的技术,流行的理念及产品。十年后可能已经无人问津。同样十年前可能还没有的技术或者理念,十年后可能已经成为业内标准以及通用的解决方案。如果以今天的眼光来衡量十年前的通达2011版OA产品,虽然不是不能用,但是很多技术方面的水平已经落后,同时也不能适应今天用户及管理的需求了。技术及理念在不断发展的同时,用户群体也从十年前以60,70,80后为主体满足日常办公需求场景,转变为以70,80,90后为主体满足深度应用及个性化需求的办公场景。那么未来十年自动化办公系统的方展方向呢?未来十年,人工智能大数据云应用移动化低代码等概念将会更多的融入到企业日常办公的场景当中,同时以80,90,00后为用户主体的人群,他们的新需求新场景又是什么呢?结合中船物资公司OA系统,我们展望在未来十年内,OA产品从技术层面说应该会引入更多开源的新技术新理念并建立面向第三方的开发平台或者企业应用市场,使更多的智慧和力量汇聚到产品上,同时微服务,容器化等构架被更多的办公自动化产品所使用。从用户应用层面说,对OA办公系统的需求应该是更智能化,更定制化,更移动化,更低代码化,更开放化。 后记 十年的时间说长不长,说短不短。但是对于一个应用系统产品来说,厂家可以从小到大,从稚嫩到成熟的不断升级完善,与时俱进。同时企业及用户可以一直使用,并不断地自我完善和“追更”软件厂商的最新版本产品和功能等。这个本身就是十分不易的事情也值得称赞和骄傲。要知道十年的时间,很多业内原来知名的管理软件等都已没落,很多企业可能由于选型及使用中的原因,已经推倒重来,实施了两三轮办公软件产品。所以从这个意义上,通达OA产品在中船物资公司的使用及发展是一个相当成功的产品案例。当然这个过程离不开软件厂商的支持,也离不开中船物资公司IT人员的支持,及公司广大同事的支持。再次感谢各方人士,同我们一起见证了这样一段历程。 再次祝贺通达OA二十年取得的成就,希望通达蒸蒸日上,越来越好。
公安部沈阳消防研究所OA项目案例 1用户背景 公安部沈阳消防研究所隶属公安部,成立于1965年,是我国专业从事火灾探测报警与联动控制、消防通信指挥、火灾预防与物证鉴定等消防安全技术领域研究、检测、标准化和工程应用的社会公益性研究机构。 公安部沈阳消防研究所始终引领消防电子技术领域的进步和发展,成功研制出我国第一套火灾自动报警系统和火灾调度台,建立了第一个国家级产品质量监督检验中心和国内第一个火灾原因鉴定中心,承担了各类国家级和部级科研项目,制定了火灾自动报警系统、城市消防通信指挥系统、城市消防远程监控系统等一批国家标准和技术规范。通过多年科研实践与积累,培养出一批高素质的科技人才,拥有各类技术专利数十项,获得国家、部级奖励百余项。 2信息化动因 信息化动因主要来自于公安部沈阳消防研究所使用2015版本OA,发现版本有些功能无法满足公司如今需求,将进行升级至2017版本解决原OA存在问题。项目需求基于OA系统进行升级改造,并进行项目管理需求开发。 3信息化需求 主要需求如下: 将OA系统升级至2017版,并保证原OA系统的功能完整,功能优化、bug改进。 项目管理: 完成开发项目基础信息管理、项目成果和费用管理模块、项目统计模块。项目在通过国家申报后,由科技处下属各项目负责人填写项目的基本信息。项目下所有的费用、成果申报、项目督办,都由项目负责人或下属执行人在项目管理内提交以完成项目内部数据的获取。科技处负责人和项目负责人具有对应的管理权限,可以在项目管理的项目统计查询模块查询所有项目或自己负责项目的具体费用和成果统计。 4项目介绍 项目管理模块用来对单位项目进行规范管理,包括项目项目基础数据、项目费用统计、科研成果展示、出差管理、采购经费管理、项目进度申报、项目督办管理等。项目主要功能逻辑如下: 5项目成果 项目信息管理 项目信息管理是项目相关人(部门领导、项目负责人、项目参与人)进行项目查看或管理的界面。 该模块可实现项目基本信息的新建、更新、删除、查询。项目查看时可按项目状态进行分类,例如:立项中、办理中、已办结。并支持项目查询。 项目主界面如下图所示: 界面中各项目以项目看板或数据列表展示。项目看板信息包括:项目名称、负责人、开始日期、计划完成日期。看板可以不同颜色标识完成情况,如计划内未完成、计划内完成、超期未完成、超期完成。 系统支持面板视图和列表视图两种展示方式,数据列表展示界面如下: 列表视图下支持导出项目信息到EXCEL。导出字段:项目名称、项目来源、项目类型、项目状态、项目金额、收入金额、支出金额、项目计划周期、项目负责人、项目参与人、项目描述。 项目新建 在上图中,点击“新建项目”按钮即可新建项目信息。项目信息包括三部分:项目基本信息、项目提醒节点、项目合同信息。 项目基本信息:包括项目名称、项目来源、项目类型、项目金额、项目计划周期、项目负责人、项目参与人、项目描述。 项目保存后,项目负责人可修改或删除,此时项目状态为立项中。项目发布后,项目负责人可进行修改,但不能删除,此时项目状态为办理中。项目完成后,项目状态为已办结。即下图界面中存在三个按钮:发布、保存、取消。 项目详情查看 项目详情如下图所示。项目负责人可修改项目信息。部门领导和项目参与人可查看信息。 项目预算 按项目费用类型,进行项目概预算的录入、更新、删除操作。项目概预算查看界面如下图所示: 项目收支统计 该模块统计某项目的收入、支出情况。 项目收入关联该项目的收入合同的回款情况。项目支出关联项目支出合同、出差报销流程、日常报销流程。在这两个流程中,可关联项目基本信息。审批通过的费用信息分别归结为该项目的出差报销和日常报销费用。 项目收支统计表界面如下: 上图中,合同支出为N个支出合同的已执行金额总和。项目支出包括三类:合同支出、差旅费用、日常费用。其中,差旅费用和日常费用数据分别来源于出差报销流程和日常报销流程。项目结余=收入合计-支出合计。 项目费用报销统计 基于出差报销审批流程、日常报销流程,统计出项目支出和非项目支出的费用。界面效果如下图所示: 该统计表数据来源于出差报销审批流程和日常报销流程,根据年份,按项目支出、非项目支出进行统计。若出现跨年情况,则基于流程开始时间判断该费用属于哪一年。 人员出差天数统计 基于出差报销审批流程,统计所有内部人员某时间段内的出差天数。界面效果如下图所示: 权限控制 项目模块相关人包括:部门领导、项目负责人、项目参与人。各角色项目操作权限如下: 部门领导:可查看本部门的项目。 项目负责人:可新建、管理个人的项目。 项目参与人:可查看参与的项目,有权限进行项目文档管理。 科研成果管理 科研管理平台包括科技成果管理、科研项目管理、科研经历查询、权限配置四部分。模块菜单关系如下图: 科研经历查询 权限控制:个人查看本人的,部门领导可以查看本部门的,科技管理处、人事处、科研管理员、院领导可以查看全院的。可后台配置拥有查全院人员数据权限的用户。 普通用户:进入界面后,直接加载个人数据,且无查询条件。 可查询多人数据的用户:进入界面后,不需加载数据,选择某用户后,显示该用户的科研经历数据。同时,选人控件可按查询权限控制选择人员,例如部门负责人只能选择本部门的人员,拥有查询全院人员的查询权限的人,可选择全院任何人员。 科研经历查询主界面如下图所示: